Von der Papiermappe zur digitalen Auftragsakte
Ein Werbemittelhändler führte zu jedem Auftrag eine Papiermappe. Die Warenwirtschaft speichert nur gesendete Mails. Eingehende Mails, Skizzen und Lieferantenkorrespondenz fehlten, und viel Wissen steckte in persönlichen Outlook-Ordnern. Bestellungen wurden abgetippt, Versandkosten und Monatslisten von Hand in Excel geführt. Schritt für Schritt haben wir daraus eine Anwendung gemacht, die Mails selbst einsortiert, Belege ausliest, den Stand jedes Auftrags zeigt und Abrechnungsarbeit übernimmt.
Papiermappe pro Auftrag, Mails verstreut über Postfächer, Bestellungen und Versandkosten von Hand übertragen.
Eine digitale Akte pro Auftrag, die sich selbst füllt, ein Statusboard für alle Aufträge und Abrechnung per Klick.
Holen Sie neue Mails ab und schauen Sie dann in die Auftragsübersicht und die Versandabrechnung.
Nachgebaute Oberfläche. Kunden, Nummern und Beträge sind frei erfunden.
Ein Dienst liest das Vertriebspostfach nur lesend und ordnet jede Mail über eine feste Regelkette zu: Belegnummer, Mailverlauf, Betreff, Mailtext, Kunde. Ohne KI und ohne zu raten. Unsicheres wartet im Eingang mit Vorschlag. Abgelegt wird in offenen Ordnern auf dem eigenen Server, dazu eine Weboberfläche mit Suche und eine Outlook-Seitenleiste.
Jede Akte hat ein Statusband von der Anfrage bis zur Rechnung. Automatisch eingetragen wird nur, was eindeutig aus eigenen Belegen der Warenwirtschaft hervorgeht, alles andere ist ein Vorschlag zum Bestätigen. Handeingaben werden nie überschrieben, jede Änderung steht mit Kürzel im Protokoll. Filter wie „Wiedervorlage fällig“ oder „am längsten im Stand“.
Bestellungen aus dem Shop eines Großkunden kamen per Mail und wurden komplett abgetippt. Ein Outlook-Plugin liest sie jetzt aus, rechnet Brutto in Netto um und erzeugt die Importdatei für die Warenwirtschaft, sauber verknüpft mit Artikel- und Kundenstamm.
Für denselben Großkunden fallen täglich mehrere Rechnungen mit komplexen Versandregeln an. Ein Modul liest Lieferscheine, Rechnungen und die Versandliste des Lagers, zeigt, was einzutragen ist, pflegt die Monatsliste im gewohnten Excel-Layout und erzeugt die Versanddatei fürs Lager per Klick. Der Abgleich hat in der alten Handliste echte Fehler gefunden.
- Alles zu einem Auftrag an einem OrtEingehende und gesendete Mails, Anhänge und Belege, durchsuchbar und für das ganze Team.
- Jeder sieht, wo ein Auftrag stehtMit Bearbeiter und Wiedervorlage. Nachfassen wird nachvollziehbar, und weil jedes Ereignis gespeichert ist, lassen sich später Erinnerungen darauf aufbauen.
- Weniger Abtippen, weniger FehlerBestellungen per Knopfdruck, Monatsliste und Versanddatei entstehen von selbst.
- Wissen gesichertKorrespondenz aus persönlichen Postfächern liegt jetzt beim jeweiligen Kunden.
- Kein Lock-in, keine LizenzkostenDie Ordner bleiben auch ohne die Software lesbar. Weil alles unabhängig von der Warenwirtschaft gebaut ist, übersteht es auch einen Systemwechsel.
- Erst Standardlösungen geprüft (Dokumentenmanagement, SharePoint), dann bewusst selbst gebaut, weil kein Standard Mails dem Gesprächsverlauf nach einem Vorgang zuordnen kann
- Eine Anwendung statt vieler Insellösungen, mit Versionsverwaltung und 185 automatischen Tests
- Rückmeldungen aus dem Team fließen laufend ein, Updates gehen auch vom Handy aus raus
- Als Nächstes: Zahlungseingänge automatisch mit den offenen Rechnungen abgleichen